Desde el 1 de enero entró en vigencia este sistema. Sepa cómo adecuarse a él.
El 2008 arrancó y con el inicio de este nuevo año entró en vigencia el uso de las planillas electrónicas, sistema digital con el que las empresas deberán registrar de forma obligatoria toda la información laboral y de seguridad social de su personal, siempre y cuando: cuenten con más de tres trabajadores, tengan una persona contratada por locación de servicios o cuando un empleado esté afiliado al Sistema Nacional de Pensiones (SNP), ya sea del sector público o privado.
¿Pero, está usted preparado para adecuar su empresa a este nuevo sistema y abandonar las tradicionales planillas? Según Germán Lora, laboralista del estudio Payet, antes de que entraran en vigencia las planillas electrónica, todas las empresas, sin excepción, tenían que registrar a sus trabajadores por medio de las planillas tradicionales. Es así como los empleadores debían abrir un libro de planillas --conocidas como planillas manuales-- o registrarlos en hojas sueltas, mejor conocidas como las planillas mecanizadas.
Una vez cumplido con el registro, se debían legalizar los documentos, con un costo en un inicio de 1% de una UIT (es decir S/.35) por cada 100 folios. No obstante, el precio bajó hasta S/.11 por la misma cantidad de folios. Con el nuevo sistema, este gasto ya no será necesario. La información de estas planillas solo se daban a conocer cuando algún inspector laboral decidía realizar una visita a los centros de trabajo, ahora debe ser presentada mensualmente.
CAMBIO DE HISTORIA
La migración de planillas tradicionales a electrónicas no representa ningún costo adicional. El PDT planilla electrónica se descarga gratuitamente en la página web de la Sunat (www.sunat.gob.pe) y la información debe ser presentada mensualmente ante el ente recaudador a través del registro digital o RTPS.
En el caso de los grandes contribuyentes, además de poder presentar sus planillas virtualmente, lo podrán hacer en las agencias autorizadas. Los pequeños empresarios pueden hacerlo virtualmente o en bancos designados por la Sunat.
"Lo relevante de la planilla electrónica es la cantidad de datos que pide al empleador. Antes solo era el nombre del trabajador, el DNI, las horas trabajadas y la remuneración. Hoy exige datos sobre el tipo de contrato que tiene, a qué AFP está afiliado, el teléfono de su domicilio, el de la esposa e hijos", resalta Lora Álvarez.
El especialista indica que a pesar de que este nuevo sistema no representa ningún gasto, algunas empresas deberán dedicar mayor tiempo para la recolección de datos o tendrán que contratar a una persona para que cumpla con esta función. Sin embargo, esto solo sería durante los primeros meses, pues posteriormente el área de Sistemas puede cumplir con esta tarea, en estrecha comunicación con el departamento de Recursos Humanos.
En el caso de las pequeñas empresas, esta misión sería menos complicada, ya que a diferencia de las grandes empresas, el número de trabajadores es menor.
"La principal ventaja de este sistema es la cantidad de información recopilada y la posibilidad de trasladarla a diferentes instituciones, como el Ministerio de Trabajo o la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, lo cual permitirá una mejor fiscalización tributaria y laboral", afirmó.
Con la planilla electrónica instalada, solo le queda recolectar la información. Comience bien este nuevo año y no espere el último momento para hacerlo.
1 DESCARGAR EL PDT DE PLANILLA ELECTRÓNICA. El primer paso para que el empleador adecúe su empresa al sistema de planillas electrónicas es descargar el Programa de Declaración Telemática (PDT) a través del formulario virtual 0601 que se adquiere gratuitamente en la página web de la Sunat: www.sunat.gob.pe. Una vez instalado el programa, la empresa deberá llenar la larga lista de datos, que incluye horas trabajadas, remuneración e información más específica del trabajador.
2 DEDICAR TIEMPO A LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. A pesar de que las planillas electrónicas no representan un gasto adicional, porque son gratuitas, las empresas deberán dedicar un tiempo adicional o contratar a una persona que se encargue de recolectar los datos de todos los empleadores. A diferencia de las planillas tradicionales, las electrónicas incluyen una gran cantidad de información (más de 40 datos sobre los empleados).
3 NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MOMENTO. Si ya cumplió con descargar el software de las planillas electrónicas, no crea que su tarea ya está cumplida. La etapa de recolección de información es crucial para pasar la prueba de la Sunat y el Ministerio de Trabajo. Una vez pasada esta etapa, se presentará mensualmente su registro digital. El cronograma de entrega está publicado en el portal de la Sunat y depende del último dígito de su número de RUC.
4 TENGA CUIDADO CON LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Aunque el Ministerio de Trabajo no sancionará a las empresas que cometan infracciones leves e involuntarias durante los primeros seis meses, desde el primer momento se deben llenar los datos cuidadosamente debido a que las infracciones más recurrentes en el registro son la mala inscripción de los trabajadores o la falta de pago del seguro social. Las multas pueden llegar hasta los 100 UIT (es decir, S/.350.000)
5 DESECHE SU ANTIGUO SOFTWARE. Muchas empresas, sobre todo las grandes, adquirieron programas electrónicos para llenar información sobre su planilla de trabajadores, las cuales eran impresas y mecanizadas para posteriormente ser presentadas ante los inspectores laborales. A pesar de que la compra de estos software representó una inversión para la compañía, ya no tienen ninguna utilidad para las planillas electrónicas, así es que se recomienda desecharlas.
El 2008 arrancó y con el inicio de este nuevo año entró en vigencia el uso de las planillas electrónicas, sistema digital con el que las empresas deberán registrar de forma obligatoria toda la información laboral y de seguridad social de su personal, siempre y cuando: cuenten con más de tres trabajadores, tengan una persona contratada por locación de servicios o cuando un empleado esté afiliado al Sistema Nacional de Pensiones (SNP), ya sea del sector público o privado.
¿Pero, está usted preparado para adecuar su empresa a este nuevo sistema y abandonar las tradicionales planillas? Según Germán Lora, laboralista del estudio Payet, antes de que entraran en vigencia las planillas electrónica, todas las empresas, sin excepción, tenían que registrar a sus trabajadores por medio de las planillas tradicionales. Es así como los empleadores debían abrir un libro de planillas --conocidas como planillas manuales-- o registrarlos en hojas sueltas, mejor conocidas como las planillas mecanizadas.
Una vez cumplido con el registro, se debían legalizar los documentos, con un costo en un inicio de 1% de una UIT (es decir S/.35) por cada 100 folios. No obstante, el precio bajó hasta S/.11 por la misma cantidad de folios. Con el nuevo sistema, este gasto ya no será necesario. La información de estas planillas solo se daban a conocer cuando algún inspector laboral decidía realizar una visita a los centros de trabajo, ahora debe ser presentada mensualmente.
CAMBIO DE HISTORIA
La migración de planillas tradicionales a electrónicas no representa ningún costo adicional. El PDT planilla electrónica se descarga gratuitamente en la página web de la Sunat (www.sunat.gob.pe) y la información debe ser presentada mensualmente ante el ente recaudador a través del registro digital o RTPS.
En el caso de los grandes contribuyentes, además de poder presentar sus planillas virtualmente, lo podrán hacer en las agencias autorizadas. Los pequeños empresarios pueden hacerlo virtualmente o en bancos designados por la Sunat.
"Lo relevante de la planilla electrónica es la cantidad de datos que pide al empleador. Antes solo era el nombre del trabajador, el DNI, las horas trabajadas y la remuneración. Hoy exige datos sobre el tipo de contrato que tiene, a qué AFP está afiliado, el teléfono de su domicilio, el de la esposa e hijos", resalta Lora Álvarez.
El especialista indica que a pesar de que este nuevo sistema no representa ningún gasto, algunas empresas deberán dedicar mayor tiempo para la recolección de datos o tendrán que contratar a una persona para que cumpla con esta función. Sin embargo, esto solo sería durante los primeros meses, pues posteriormente el área de Sistemas puede cumplir con esta tarea, en estrecha comunicación con el departamento de Recursos Humanos.
En el caso de las pequeñas empresas, esta misión sería menos complicada, ya que a diferencia de las grandes empresas, el número de trabajadores es menor.
"La principal ventaja de este sistema es la cantidad de información recopilada y la posibilidad de trasladarla a diferentes instituciones, como el Ministerio de Trabajo o la Superintendencia de Banca, Seguros y AFP, lo cual permitirá una mejor fiscalización tributaria y laboral", afirmó.
Con la planilla electrónica instalada, solo le queda recolectar la información. Comience bien este nuevo año y no espere el último momento para hacerlo.
1 DESCARGAR EL PDT DE PLANILLA ELECTRÓNICA. El primer paso para que el empleador adecúe su empresa al sistema de planillas electrónicas es descargar el Programa de Declaración Telemática (PDT) a través del formulario virtual 0601 que se adquiere gratuitamente en la página web de la Sunat: www.sunat.gob.pe. Una vez instalado el programa, la empresa deberá llenar la larga lista de datos, que incluye horas trabajadas, remuneración e información más específica del trabajador.
2 DEDICAR TIEMPO A LA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN. A pesar de que las planillas electrónicas no representan un gasto adicional, porque son gratuitas, las empresas deberán dedicar un tiempo adicional o contratar a una persona que se encargue de recolectar los datos de todos los empleadores. A diferencia de las planillas tradicionales, las electrónicas incluyen una gran cantidad de información (más de 40 datos sobre los empleados).
3 NO ESPERE HASTA EL ÚLTIMO MOMENTO. Si ya cumplió con descargar el software de las planillas electrónicas, no crea que su tarea ya está cumplida. La etapa de recolección de información es crucial para pasar la prueba de la Sunat y el Ministerio de Trabajo. Una vez pasada esta etapa, se presentará mensualmente su registro digital. El cronograma de entrega está publicado en el portal de la Sunat y depende del último dígito de su número de RUC.
4 TENGA CUIDADO CON LA RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN. Aunque el Ministerio de Trabajo no sancionará a las empresas que cometan infracciones leves e involuntarias durante los primeros seis meses, desde el primer momento se deben llenar los datos cuidadosamente debido a que las infracciones más recurrentes en el registro son la mala inscripción de los trabajadores o la falta de pago del seguro social. Las multas pueden llegar hasta los 100 UIT (es decir, S/.350.000)
5 DESECHE SU ANTIGUO SOFTWARE. Muchas empresas, sobre todo las grandes, adquirieron programas electrónicos para llenar información sobre su planilla de trabajadores, las cuales eran impresas y mecanizadas para posteriormente ser presentadas ante los inspectores laborales. A pesar de que la compra de estos software representó una inversión para la compañía, ya no tienen ninguna utilidad para las planillas electrónicas, así es que se recomienda desecharlas.
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