Codifique y haga su inventario

Año tras año, nuestro amigo comerciante crecía y crecía. Cada vez le era más difícil saber qué entraba y qué salía de su tienda. Por supuesto, ante el miedo de que sus empleados le robaran, se negaba a abrir otra tienda, pese a lo bien que le iba.

En otra parte, nuestro amigo, el industrial, no podía crecer porque su producción dependía de los insumos: a veces había y a veces no.

Estas historias son las de miles de pequeños empresarios peruanos que crecieron de manera desordenada y que hoy, según las estadísticas tienen entre un 20% y 30% de pérdida de stock debido a la mala aplicación o inexistencia de inventarios. La buena noticia es que nunca es tarde para empezar a poner orden.

Para comenzar, se debe descartar la idea de que el almacén es un depósito en donde se acumulan los productos o insumos. El almacén, es un eslabón crítico en la cadena de abastecimiento. Ver cómo se mueve esa cadena haciendo inventarios es como observar la circulación de la sangre por el cuerpo. En el caso de las industrias, el almacén sirve además para protegerse contra la escasez o subidas de precios de los insumos. También es útil como amortiguador entre fases de producción que van a velocidades diferentes.

En este punto es importante decir que la tecnología ofrece cada vez mayor control. Hoy se puede encontrar en el Perú desde los equipos más simples con pistola e impresora de códigos de barras (US$$120 una pistola y US$360 una impresora), hasta colectores de datos que imprimen el código de barras al instante, se conectan con bases de datos y corrigen errores automáticamente.

En el caso de los locales comerciales, el control sobre el stock permite tomar decisiones sobre mercadería obsoleta (dar de baja, reconvertir, rematar, etc.) y sobre mercadería de mayor valor. En los minimarkets, por ejemplo, las tarjetas de teléfono, los cigarrillos y el licor, representan el 70% de los ingresos. Eso justifica un inventario cada 12 o 24 horas, que debe hacerse con rapidez y eficiencia.

En suma, la tecnología aplicada a los inventarios y el control del almacén reduce los errores humanos, aquí el más conocido es la venta de un artículo por otro. Con el hardware mencionado y un programa Excel (o un kárdex digital) puede reducir su merma a un aceptable 0,5%.

1 GENERE SUS CÓDIGOS. La codificación más común y sencilla se compone de las tres primeras letras del nombre del proveedor, las tres primeras letras de la marca del producto y el número de la unidad. Ejemplo: si vende polos Lacoste, fabricados por Devanlay Perú, puede codificar una prenda como DEVLAC001.

2 APROVECHE OTROS CÓDIGOS. No siempre tiene que generar sus propios códigos, puede también aprovechar los de sus proveedores. Ejemplo: un bodeguero puede usar los códigos de Procter and Gamble, Alicorp, etc. Algunas de estas grandes empresas ofrecen a los bodegueros sus códigos en soporte electrónico.

3 ELABORE UN CATÁLOGO. Es una lista de todos sus productos ya codificados, que debe ser revisada periódicamente (inventario) de acuerdo con la necesidad del negocio (al día, a la semana, al mes). Tenga en cuenta que los productos de mayor valor unitario requieren de inventario con mayor frecuencia. En algunos casos, diariamente.

4 DEFINA SU POLÍTICA DE INVENTARIO. ¿Qué hará cuando algo falte o sobre? ¿Qué hará con el stock obsoleto? Una política común es descontar los faltantes a los responsables, incorporar los sobrantes al próximo stock y dar de baja al stock obsoleto. La política de inventarios es obligatoria si su volumen anual de ventas pasa las 500 UIT.

5 POR FAVOR, USE LA TECNOLOGÍA. No hay razón para que un inventario se haga a mano. Muchos empresarios tienen una computadora en casa y no le sacan provecho. Con una pequeña impresora de códigos de barras y una pistola lectora, puede comenzar a ordenarse.

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